重點資料
- 這是什麼
- 模組 02：將外部課程申請作一整個功能處理 — 申請表、審批流程、費用、證書與佐證文件。
- 服務對象
- 申請外部培訓的員工、審批的部門主管與預算負責人，以及處理索償的財務同事。
- 審批管控
- 部門主管與預算負責人審批、按職級的資助規則，以及每項申請的完整審計痕跡。
- 索償
- 報銷申請、收據與佐證與培訓紀錄一併保存，不必另用試算表維護。
- 授權費
- HK$0。
外部培訓，不用再四處追問
一個地方收集申請、分派決定、處理資助，並讓每一項外部學習成果都有人負責。
01
課程申請
在一份引導式申請表內收集課程資料、供應商資料、費用、學習目標與佐證檔案。
02
審批流程
把申請分派至合適的經理、預算負責人或人力資源審核人，每一步狀態清晰。
03
資助控制
設定資助規則、追蹤已批金額，並在承擔開支前讓外部培訓支出保持透明。
04
報銷與 reimbursement
於培訓後收集單據與報銷資料，每項申請都留有清晰審計軌跡。
05
證書與文件
證書、完成證明與佐證文件與各項外部課程紀錄一併存放。
06
支出與學習洞察
按部門、員工或分類檢視申請、審批、開支與已完成學習。
讓每項申請都有清晰的下一步
員工一次過提交完整課程資料、費用與佐證文件，之後平台讓經理、預算負責人與人力資源在同一份申請上保持一致。
步驟 01
申請
員工提交課程資料、預期成果、成本、供應商資料與文件。
步驟 02
審閱
經理、預算負責人與人力資源在掌握足夠脈絡下審閱同一份申請。
步驟 03
完成
外部課程結束後，員工上載證書、單據與完成資料。
步驟 04
紀錄
系統更新學習歷史，並向管理層呈現清晰的培訓投資狀況。
按你的政策提供培訓支援
按職位、職級、部門、地點或應享權益設定規則
每名員工在提交外部培訓申請前，只會看到自己有資格申請的資助項目。政策屬於設定配置，而非需要特別開發的程式。
- 經理職級 —— 可申請交通費、考試費及海外培訓費
- 助理職級 —— 只有交通費；考試費與海外培訓費不符合資格
- 資格由人力資源屬性自動判定，不需員工重複申報
- 政策調整後，新申請即時生效
報銷控制
報銷可設有資格規則、報銷上限、佐證文件與審批歷史。
- 單據與原申請自動連結
- 按應享權益執行報銷上限
- 完整審批歷史保留供審計
- 支出在承擔前可見，而非事後才發現
關於外部培訓與資助的常見問題
把撥款決定與完成證據連結起來。
外部培訓申請可以包含甚麼資料？
員工可提供課程與供應商資料、費用、學習目標及佐證檔案。經理、預算負責人與人力資源可連同所申請的資助一併審閱。
不同員工的資助資格可以不同嗎？
可以。資助規則可按職位、職級、部門、地點或應享權益設定。請按貴機構的政策設定合資格項目與審核階段。示範畫面中的金額與職位僅為流程示意，並非標準資助額度。
報銷如何與原培訓申請連結？
員工於課程後加入單據、證書與完成資料。這些文件與培訓紀錄一併保存，報銷亦循既定審批流程處理。
可否用於專業牌照續期課程？
可以。如專業機構要求出席證明，證書會存放於同一份載有資助決定的紀錄內，讓續期追蹤與培訓支出並列呈現。